• Privacyverklaring

  •  
       

     

     

     


    SV Hatto-Heim en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

    Privacy Statement

     

    De AVG is van toepassing op de sv Hatto-Heim; hoe gaan wij er mee om

     

     

    De regelgeving ten aanzien van privacy en bescherming van persoonsgegevens heeft vanaf 25 mei 2018 ook impact op de sv Hatto-Heim. Hierna geven wij aan hoe wij als sv Hatto-Heim omgaan met de verwerking van persoonsgegevens van leden en medewerkers.

     

    Verwerken persoonsgegevens

    De sv Hatto-Heim mag alleen persoonsgegevens verwerken voor het doel waarvoor deze worden verzameld en alleen op basis van een van de volgende 6 grondslagen.

    a)  Toestemming van de betrokkene;

    b)  uitvoering van een overeenkomst;

    c)  voldoen aan een wettelijke plicht;

    d)  bescherming van de belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon;

    e)  uitvoering taak van algemeen belang;

    f)  behartiging van gerechtvaardigde belangen.

     

    Persoonsgegevens

    Als persoonsgegevens worden aangemerkt alle informatie die over jou bekend is bij de sv Hatto- Heim. Denk daarbij aan naam, adres, geboortedatum (indeling in leeftijdscategorie), bankrekeningnummer en e-mailadres gegevens. Voor betaalde krachten ook het BSN-nummer. Dus gegevens of een combinatie van gegevens die iets zeggen over jou als lid, vrijwilliger of medewerker (bv betaalde trainers) van de vereniging.

     

    Waarom worden jouw persoonsgegevens verzameld

    Jouw persoonsgegevens worden verzameld om voor jou het voetballen via de KNVB mogelijk te maken. Dit teneinde daarmee te kunnen voldoen aan de bepalingen die door de KNVB zijn opgesteld en bijvoorbeeld de Belastingdienst en eventueel het UWV voor wat betreft betaalde krachten. De gegevens worden daarom niet alleen verzameld om te kunnen voetballen. Deze gegevens zijn ook nodig om op andere wijze actief betrokken te kunnen zijn bij het voetbal. Bijvoorbeeld om als leider te kunnen fungeren, of als (assistent)scheidsrechter of als betaalde trainer.

     

    Hoe verzamelt de sv Hatto-Heim de persoonsgegevens

    Als je lid wilt worden van de sv Hatto-Heim, of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger, of een andere relatie met de sv Hatto-Heim aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Jouw gegevens verstrek jij door het invullen en ondertekenen van het aanmeldformulier. In het aanmeldformulier zijn specifieke toestemmingsverklaringen opgenomen.

     

    Ben jij of is jouw zoon/dochter al lid van de sv Hatto-Heim, dan vragen wij bij deze de toestemming voor het verwerken jouw persoonsgegevens en/of van jouw zoon/dochter. Daarbij wordt tevens toestemming gevraagd dat er foto’s of films van jou en/of jouw zoon/dochter worden gepubliceerd als dat in het kader van verenigingsactiviteiten of informatievoorziening (bij voorbeeld presentatiegids en/of pupil van de week) gewenst is.’

     

    Vastlegging persoonsgegeven

    De hiervoor genoemde gegevens worden bij de sv Hatto-Heim opgeslagen in de (gedigitaliseerde) ledenadministratie, dan wel de financiële administratie. Alleen die gegevens worden vastgelegd voor het doel waar dit voor bedoeld is. Met behulp van de door jou verstrekte gegevens kunnen we jou op de juiste wijze inschrijven als lid en aanmelden bij de KNVB. De gegevens die door de sv Hatto-Heim verstrekt worden, kunnen geraadpleegd worden door in te loggen in de app ‘Voetbal.nl’. Daar wordt ook de mogelijkheid geboden om jouw gegevens met betrekking tot de lidmaatschapsregistratie of relatie met sv Hatto-Heim te bewerken. In deze app kunt jij zelf instellen of en hoe jouw naam en foto getoond wordt.

     

    Verwerking van jouw gegevens

    Verwerking van persoonsgegevens is gebonden aan daarvoor geldende wet- en regelgeving. Daar is de sv Hatto-Heim aan gehouden.

    Jouw persoonsgegevens worden verwerkt via Sportlink. Dat is de administratieve applicatie die verbonden is met de KNVB. Sportlink verwerkt deze gegevens in opdracht van de KNVB. Zodra jij je als lid afmeldt bij de sv Hatto-Heim en eventueel (eventueel) lid wordt bij een andere voetbalvereniging, dan zullen de persoonsgegevens via Sportlink overgedragen worden. Deze overdracht valt onder de voorwaarden van de KNVB.

     

    Waarvoor leggen we jouw gegevens nog meer vast

    Als je eenmaal lid van de sv Hatto-Heim bent, dan wil je op de hoogte gehouden worden van en geïnformeerd worden over bijvoorbeeld activiteiten. Maar ook om jou uitnodigingen te kunnen sturen. Verder worden gegevens vastgelegd om jubilea te kunnen inventariseren. Jouw gegevens worden dus gebruikt om contact met jou te onderhouden en jou te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken. Maar ook ter ondersteuning van administratieve processen rondom de contributie.

     

    Wie kan jouw gegevens inzien

    Jouw persoonsgegevens kunnen worden ingezien door bestuursleden en daartoe aangewezen vrijwilligers op grond van een geheimhoudingsverklaring en die op grond van hun functie binnen de vereniging hier toegang voor dienen te hebben.

    Aan een organisatie, een andere derde partij of personen die geen functie bekleden en daartoe aangewezen zijn, worden geen persoonsgegevens verstrekt. De sv Hatto-Heim kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

     

    Bewaartermijn van de persoonsgegevens

    Jouw persoonsgegevens worden afgeschermd bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verkregen. Hier gelden bepaalde wettelijke voorschriften voor. Op grond van fiscale wetgeving is de sv Hatto-Heim verplicht om voor haar financiële administratie een bewaartermijn van 7 jaar te hanteren. Dat geldt ook voor de debiteuren-/crediteurenadministratie.

    Wel worden in beperkte vorm na uitschrijving gegevens bewaard om statistische informatie (voor CBS of gemeente) te kunnen blijven genereren. Denk hierbij aan bijvoorbeeld informatie teneinde oud-leden (mits deze toestemming hebben verleend) te informeren over bijvoorbeeld een reünie.

     

    Wat wordt niet vastgelegd

    Niet vastgelegd worden gegevens van sponsoren en bedrijven waar zaken mee gedaan worden. Deze vallen niet onder het begrip ‘natuurlijke personen’ zoals omschreven in de AVG.

    Tevens leggen wij voor de leden het BSN-nummer niet vast. Wel wordt dit vastgelegd voor de betaalde krachten (zie ook ‘Waarom worden jouw gegevens verzameld’). Verder wordt van de leden

    c.a.   niet vastgelegd de zogenaamde ‘Bijzondere persoonsgegevens’.

     

    Dit zijn privacy-gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, geloofsovertuiging, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij leggen alleen bijzondere persoonsgegevens vast inden dit vereist of noodzakelijk is op basis van de AVG.

     

    Social Media.

    De sv Hatto-Heim maakt gebruik van de social media. Hiertoe wordt door de sv Hatto-Heim gebruik gemaakt van de website, Facebook, YouTube en Twitter. Dit om leden, oud-leden en geïnteresseerden in de sv Hatto-Heim van actuele informatie te voorzien over de verenigingsactiviteiten.

    Ook hier gelden de regels van de AVG en worden in acht genomen om de privacy te (waar)borgen.

     

    Via de hiervoor genoemde accounts kan gereageerd worden op berichten die de sv Hatto-Heim publiceert. Wij verzamelen echter geen persoonsgegevens via deze accounts. Wel kan de sv Hatto- Heim generieke informatie, zoals het aantal reacties, gebruiken om onder meer het bereik van de sv Hatto-Heim te analyseren en haar aanbod te verbeteren.

    Foto’s maken en filmen.

    Bij en voor de sv Hatto-Heim worden foto’s gemaakt en wordt er gefilmd. Foto’s worden onder

    andere gemaakt voor de presentatiegids en worden deze gebruikt voor bijvoorbeeld ‘de pupil van de week’. Met de aanmelding als lid van jezelf of van een kind, gaat de sv Hatto-Heim er van uit dat voor het nemen en gebruiken van de foto toestemming wordt verleend. Tenzij jij of een ouder aangeeft hier geen toestemming voor te willen verlenen. Jouw foto of dat van jouw kind zal dan niet dat gepubliceerd worden. In de praktijk betekent dit dat jij of jouw kind betrokken wordt bij het nemen van de elftalfoto. Bij de pupil van de week zal eveneens geen foto geplaatst worden. Natuurlijk is

    hij/zij wel gewoon ‘pupil van de week’.

     

    Daarnaast worden foto’s gemaakt en wordt er gefilmd in het kader van informatievoorziening, wedstrijdverslagen, alsmede het analyseren van beelden om de sportprestaties te verbeteren. De informatievoorziening zal uit gerechtvaardigd belang, niet zijnde uit commercieel belang, worden gebruikt.

    In het geval van wedstrijdverslagen mogen foto’s en beelden van wedstrijden gepubliceerd of uitgezonden worden, ook als daarbij bijvoorbeeld toeschouwers herkenbaar in beeld komen.

     

    Rechten

    De AVG geeft jou ook rechten. Deze zijn o.a.:

    • het recht op inzage;
    • het recht op rectificatie en aanvulling;
    • het recht op beperking van verwerking;
    • het recht op vergetelheid (het wissen van persoonsgegevens);
    • het recht op bezwaar.

     

    Geen toestemming, vraag of klacht?

    Indien jij op grond van het voorgaande meent geen toestemming te kunnen verlenen voor het gebruik of verwerken van jouw persoonsgegevens, of die van jullie zoon/dochter, dan kun jij een bericht sturen naar tonvanduinen@kpnmail.nl.

    Dat geldt ook voor eventuele vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de sv Hatto-Heim.

     

    Wijzigingen privacy beleid

    De sv Hatto-Heim behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid in het kader van actualisatie van het privacy beleid en voor zover niet in strijd met de AVG